Wielokrotnie w trakcie negocjacji strony dzielą się istotnymi z punktu widzenia interesów ich firm informacjami. Ma to bez wątpienia na celu potwierdzenie swojej wiarygodności oraz przekonanie partnera do zawarcia umowy. Często zdarza się jednak, że osoby negocjujące nawet warte kilka milionów złotych kontrakty. Co wówczas można zrobić jeżeli druga strona zachowa się w sposób nielojalny i wykorzysta niezgodnie z nasz wolą uzyskane informacje ?
Należy sięgnąć albo do ustawy z 16 kwietnia 1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji albo do ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r Kodeks Cywilny.
W tym wpisie zostanie poruszona jedynie kwestia ochrony zagwarantowanej w kodeksie cywilnym.
Art. 72(1) KC reguluje problematykę obowiązku zachowania poufności informacji przekazanych w trakcie negocjacji. Odnosi się ona zarówno do obrotu pomiędzy przedsiębiorcami jak i do obrotu nieprofesjonalnego. Zgodnie z §1 tego artykułu „Jeżeli w toku negocjacji strona udostępniła informacje z zastrzeżeniem poufności, druga strona jest obowiązana do nieujawniania i nieprzekazywania ich innym osobom oraz do niewykorzystywania tych informacji dla własnych celów, chyba że strony uzgodniły inaczej”. Z kolei §2 przewiduje sankcję w stosunku do nielojalnego partnera w negocjacjach, a mianowicie: „ W razie niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków, o których mowa w § 1, uprawniony może żądać od drugiej strony naprawienia szkody albo wydania uzyskanych przez nią korzyści”
Przyjęty w polskiej ustawie standard zbliżony jest do standardu prezentowanego w aktach prawnych o randze międzynarodowej, przykładowo artykuł 2.1.16 ze zbioru Zasad Międzynarodowych Kontraktów Handlowych UNCITRAL stanowi: „Where information is given as confidential by one party in the course of negotiations, the other party is under a duty not to disclose that information or to use it improperly for its own purpose, whether or not a contract is subsequently concluded. Where appropriate, the remedy for breach of that duty may include compensation based on the benefit received by the other party”.
Aby artykuł 72(1) KC znalazł zastosowanie muszą zostać zrealizowane następujące przesłanki:
a) w toku negocjacji musi dojść do udostępnienia informacji;
b) informacja musi zostać przekazana z zastrzeżeniem poufności;
c) przekazane informacje stanowią tajemnicę;
d) musi dojść do ujawnienia albo bezprawnego wykorzystania informacji poufnej.
Udostępnienie informacji z zastrzeżeniem poufności musi mieć miejsce na etapie negocjacji, warto jednak zwrócić uwagę, że samo ujawnienie tej informacji może nastąpić w dowolnym momencie. Innymi słowy z odpowiedzialnością z tytułu art. 72(1) KC będziemy mieć do czynienia również wtedy, gdy strony zawrą umowę, zostanie ona wykonana, a następnie nielojalny kontrahent wykorzysta informacje przekazane z zastrzeżeniem poufności. Zobowiązanie do zachowania poufności ma zatem charakter bezterminowy i istnieje tak długo, jak długo strona przekazująca poufne informacje będzie mieć interes w jego zachowaniu.
W ramach obowiązku do zachowania w tajemnicy uzyskanych informacji należy wskazać, że dopuszczalne jest wykorzystywanie udostępnionych informacji w toku prowadzonych negocjacji. Oznacza to, że jeżeli po jednej ze stron występuje więcej osób w trakcie negocjacji albo strona chce skonsultować się np. z prawnikiem lub księgowym, to pomiędzy nimi może być przekazywana uzyskana wcześniej informacja, ale wyłącznie w celu dalszego prowadzenia negocjacji. W takiej sytuacji nie tylko osoba która bezpośrednio usłyszała informację ma ją zachować w tajemnicy, ale również inne osoby. Jeśli osoby te złamią zakaz, wówczas odpowiedzialność strony reprezentowanej w trakcie negocjacji będzie wynikać z art. 474 KC.